In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fehlt es oft an Ressourcen für komplexe und teure IT-Lösungen gerade im Bereich Assetmanagement. Dabei ist ein strukturierter Überblick über Betriebsmittel, Maschinen, IT-Equipment und sonstige Unternehmenswerte essenziell, um Kosten zu senken, Ausfälle zu minimieren und die Planungssicherheit zu erhöhen.
Eine pragmatische und bewährte Lösung: Assetmanagement mit Microsoft Excel
Warum Excel?
Excel ist in nahezu jedem Unternehmen bereits im Einsatz, kostengünstig verfügbar und bietet:
Flexibilität: individuell anpassbare Tabellenstrukturen
Transparenz: klare Sicht auf Vermögenswerte und deren Lebenszyklen
Schnellen Einstieg: keine aufwendige Einarbeitung nötig
Kompatibilität: einfache Integration in bestehende Prozesse
So gelingt Assetmanagement mit Excel
1. Erfassen der Assets
Die Grundstruktur beginnt mit einer einfachen Tabelle. Wesentliche Spalten sind:
Asset-ID Bezeichnung Kategorie Standort Anschaffungsdatum Kosten Wartungsintervall Verantwortlicher Status
Diese Tabelle bildet das Herzstück Ihres Assetmanagements.
2. Wartung & Lebenszyklus überwachen
Mit einfachen Formeln und Datum-Funktionen können Sie automatisiert Wartungstermine berechnen, z. B. mit:
=DATUM(JAHR(A2)+1;MONAT(A2);TAG(A2))Ergänzen Sie Ampellogik (z. B. mit bedingter Formatierung), um Wartungsbedarf visuell hervorzuheben.
3. Inventarberichte und Statusübersichten
Erstellen Sie mithilfe von Pivot-Tabellen schnelle Berichte:
Welche Assets sind außer Betrieb?
Wie verteilen sich die Betriebsmittel auf verschiedene Standorte?
Wo entstehen die höchsten Wartungskosten?
Diese Auswertungen helfen, Investitionen strategisch zu planen.
4. Risiken minimieren durch klare Verantwortlichkeiten
Ordnen Sie jedem Asset einen Zuständigen zu. So erhöhen Sie die Verantwortungsbereitschaft und vermeiden Informationslücken im Falle von Defekten oder Verlusten.
5. Regelmäßige Pflege der Daten
Ein Assetmanagement-System ist nur so gut wie seine Aktualität. Legen Sie feste Zeitpunkte zur Aktualisierung der Excel-Datei fest – monatlich oder quartalsweise.
Grenzen von Excel und wie Open-Source helfen kann
So hilfreich Excel für den Einstieg ins Assetmanagement ist, bringt es auch gewisse Einschränkungen mit sich:
Keine Automatisierung: Erinnerungen an Wartungstermine oder automatisierte Reports erfordern Makros oder externe Tools.
Fehlerrisiko bei manueller Pflege: Schon kleine Eingabefehler können die Datenqualität beeinträchtigen.
Mangelnde Benutzerrechte-Verwaltung: Es gibt keine rollenbasierten Zugriffe oder Zugriffsbeschränkungen.
Eingeschränkte Skalierbarkeit: Ab einer gewissen Anzahl von Assets wird die Datei unübersichtlich und langsam.
Open-Source-Alternativen als nächster Schritt
Wer Excel entwachsen ist, aber keine proprietären Softwarelösungen einsetzen möchte, findet in Open-Source-Projekten starke Alternativen. Beispiele:
Snipe-IT
Ein webbasiertes IT-Assetmanagement-Tool mit Funktionen wie Barcode-Verwaltung, Wartungsplanung, API-Anbindung und rollenbasiertem Zugriff.
Ralph
Ein Asset- und Datenzentrum-Management-System mit Fokus auf Hardware, Lagerverwaltung und Integration mit externen Systemen.
OpenMAINT
Speziell für Instandhaltungs- und Immobilienmanagement entwickelt. Gut geeignet für Unternehmen mit vielen technischen Anlagen.
Diese Tools bieten mehr Automatisierung, Sicherheit und Übersicht – ohne Lizenzkosten. Sie setzen jedoch gewisse IT-Kenntnisse für Hosting und Wartung voraus.
FormigaCrew hilft kleinen und mittleren Unternehmen dabei, ihre Assetmanagement-Prozesse zu modernisieren, egal ob mit Excel oder beim Umstieg auf ein Open-Source-System.
Unser Team begleitet Sie bei:
der Entwicklung einer maßgeschneiderten Excel-Lösung mit automatisierten Funktionen,
der Auswahl und Einführung eines geeigneten Open-Source-Tools,
der Schulung Ihrer Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen System,
sowie der langfristigen Betreuung und technischen Anpassung.
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