14 Punkte der Informationssicherheits-Baseline
Teil 5 – Berechtigungskonzept
Die Anforderung aus dem Cybertrustlabel dazu lautet:
Verwalten sie den Zugang zu ihren Systemen nach einem Berechtigungskonzept, das jedem nur die für seine Arbeit notwendigen Rechte einräumt?
Herausforderung:
In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) werden viele Aufgaben oft mit wenig Personal gestemmt. Umso wichtiger ist es, bei der IT-Sicherheit klare Strukturen zu schaffen, besonders beim Thema Zugriffsrechte. Denn: Nicht jeder braucht Zugriff auf alles.
Ein Berechtigungskonzept nach dem „Need-to-know“-Prinzip stellt sicher, dass jede Person im Unternehmen nur das sieht und nutzt, was sie wirklich für ihre Arbeit braucht. Das schützt nicht nur Daten, es schafft auch Ordnung und reduziert das Risiko von Fehlern oder Missbrauch.
Warum ist das für KMU besonders wichtig?
Begrenzte Ressourcen: In KMU gibt es oft keine eigene IT-Abteilung. Umso wichtiger ist ein einfach umsetzbares Konzept, das Missbrauch und Sicherheitslücken vorbeugt.
Wachsende Verantwortung: Mit der Digitalisierung wachsen auch die Datenmengen und gesetzlichen Anforderungen (z. B. DSGVO).
Schutz vor Ausfällen: Ein falscher Zugriff kann Daten beschädigen oder Systeme lahmlegen. Ein strukturiertes Berechtigungskonzept wirkt hier wie ein Sicherheitsgurt.
Was gehört zu einem funktionierenden Berechtigungskonzept?
Rollenbasierte Rechtevergabe: Wer welche Aufgaben hat, bekommt entsprechend Zugriff, nicht mehr und nicht weniger.
Regelmäßige Überprüfung: Rechte sollten mindestens einmal im Jahr überprüft und bei Mitarbeiterwechsel angepasst werden.
Transparente Dokumentation: Wer hat worauf Zugriff? Das sollte immer nachvollziehbar sein.
Technische Unterstützung: Moderne Systeme ermöglichen eine einfache, automatisierte Verwaltung auch für kleine Teams.
Fazit:
Auch ohne große IT-Abteilung können KMU ihre Systeme wirksam schützen. Mit einem klaren Berechtigungskonzept schaffen Sie Transparenz, vermeiden Sicherheitslücken und erfüllen zugleich gesetzliche Anforderungen ohne zusätzlichen Aufwand. Denn manchmal ist weniger Zugriff der beste Schutz.
Hier ein Beispiel zur Umsetzung:
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Berechtigungskonzept für KMU einführen
1. Überblick verschaffen:
Ermitteln Sie alle Systeme, Datenbanken, Ordnerstrukturen und Tools, auf die im Unternehmen zugegriffen wird.
2. Rollen festlegen:
Definieren Sie typische Rollen im Unternehmen (z. B. „Vertrieb“, „Buchhaltung“, „Geschäftsführung“) und überlegen Sie, welche Zugriffe für diese Rollen notwendig sind.
3. Rechte zuweisen:
Ordnen Sie für jede Rolle die erforderlichen Zugriffsrechte zu. Achten Sie auf die Trennung von Lese- und Schreibrechten.
4. Dokumentieren:
Erstellen Sie eine übersichtliche Matrix oder Liste, die zeigt: Welche Rolle hat welchen Zugriff? (z. B. in Excel oder einem einfachen DMS)
5. Technisch umsetzen:
Passen Sie in den verwendeten Systemen (Dateifreigaben, E-Mail, CRM etc.) die Benutzerrechte entsprechend an. Viele Systeme bieten rollenbasierte Berechtigungen out-of-the-box.
6. Mitarbeitende informieren:
Kommunizieren Sie das Berechtigungskonzept transparent und erklären Sie, warum es eingeführt wird. Das fördert Akzeptanz.
7. Regelmäßig prüfen und anpassen:
Mindestens einmal im Jahr (besser halbjährlich) sollte eine Rechteüberprüfung stattfinden – insbesondere bei Abteilungswechseln oder Neueinstellungen.
8. Zugriff bei Austritt entziehen:
Stellen Sie sicher, dass beim Verlassen des Unternehmens alle Zugänge zeitnah gesperrt werden.
So unterstützt die FormigaCrew Ihr Unternehmen
Die Einführung eines Berechtigungskonzepts wirkt auf den ersten Blick technisch und aufwendig. Doch mit der richtigen Begleitung wird daraus ein klar strukturierter, praxisnaher Prozess.
Die FormigaCrew unterstützt Sie dabei:
bei der Analyse Ihrer bestehenden IT- und Datenstrukturen,
beim Aufbau eines rollenbasierten Berechtigungskonzepts,
bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden,
und bei der technischen Umsetzung – effizient und verständlich auch für Nicht-Techniker.
Ob als Workshop, individuelles Audit oder als Rundum-Service: Wir helfen KMU dabei, ihre IT-Sicherheit auf ein stabiles Fundament zu stellen – pragmatisch, skalierbar und zukunftsfähig.
📩 Lassen Sie uns sprechen! Schreiben Sie uns einfach an
👉 consulting@formigacrew.com
